keskiviikko 23. tammikuuta 2013

Sähköpostien arkistointi Outlook 2010:ssa

Miten tallennat vanhat sähköpostisi? Toivottavasti sentään jollain tavalla! Vuosien päästä voi syntyä tilanne, jossa vanhat sähköpostit ovat kullanarvoisia. Puhun kokemuksesta.

Omat sähköpostini ovat tallessa kesäkuusta 1994 alkaen, mikä kattaa koko internet-postin käyttöajan. Myös osoite on pysynyt koko ajan samana.

Postien arkistointi on hankalaa, koska sähköpostiosoite vaihtuu yleensä työ- tai opiskelupaikan mukana ja usein vaihtuvat myös ohjelmat. Vanhojen postien tallentaminen tiedostoiksi vaatii työtä, ja niiden raahaaminen vuosien saatossa ohjelmasta toiseen nostaa vaatimustason useimmille ylivoimaiseksi.

Onneksi meillä on pilvi! Nythän viestit säilyvät ikuisesti Gmailissa tai Hotmailissa... vai säilyvätkö? Ainakaan Facebookin posteihin ei ole luottamista, sillä monella on jo tullut täyteen mitta palvelua kohtaan. Kun palvelu loppuu, viestit häviävät tilin mukana.

Gmail ja Hotmail todennäköisesti jatkavat vielä pitkään, mutta voiko niissäkään olla varma kaikkien viestien säilymisestä? Varminta on ottaa itselle kopiot viesteistä esimerkiksi kerran vuodessa.

Itse olen käyttänyt Microsoftin Outlook-ohjelmaa, jossa sähköpostit on järjestetty kansioihin vuoden mukaan. Vuosiarkistoja olen sitten tallentanut itsenäisinä pst-tiedostoina levyille. Tapa ei ole aivan oikeaoppinen, minkä huomaa siitä, että tuki tälle käyttötavalle on hiipumassa. Suositeltu tapa arkistointia varten on käyttää ohjelman omaa Auto Archive -toimintoa.

Outlook 2007:ssa viestikansion tallentaminen tiedostoksi kävi helposti Import/Export-toiminnolla. Uudemmassa 2010-versiossa se on niin piilotettu, että jouduin tänään vuosiarkistointia tehdessäni etsimään sitä pitkään.

Tässä tiedoksi muille, jotka ihmettelevät samaa: export-toiminto on viety Options-valikkoon (Advanced | Export) ja sen tiedostomuotoja on karsittu. Jäljellä on enää pst-tiedosto (no, kukapa Exceliä tai Accessiä kaipaiskaan).

Export-toiminto on piilotettu asetuksiin, mutta löytyy sentään vielä.
Hämäävästi vaihtoehdon nimi on kovin yleinen ("export to a file"), kun ainoa mahdollisuus on pst-tiedosto.

Pst-tiedoston etu on siinä, että niitä voi avata Outlookissa omina kansioina. Kun viestit on arkistoitu vuosittain omina tiedostoina, aiempien vuosien viestit saadaan avaamalla ko. tiedosto.

Muissa ohjelmissa ja palveluissa on omat toimintonsa arkistointiin, mutta strategian joutuu jokainen käyttäjä luomaan itse. Mikä on oma tapasi arkistoida sähköpostit?

8 kommenttia:

  1. "Vuosien päästä voi syntyä tilanne, jossa vanhat sähköpostit ovat kullanarvoisia. Puhun kokemuksesta."

    Voitko kertoa jonkin esimerkin? Nythän jätät väitteesi avoimeksi.

    VastaaPoista
  2. Kokemus on puhtaasti subjektiivinen, joten sen avaamisesta ei ole apua muille. Jokainen voi itse miettiä, tulisiko omalla kohdalla tällainen tarve - tai onko tullut jo.

    Oletko joskus halunnut tarkistaa, mitä vuosia sitten saamassasi tai lähettämässäsi viestissä oikein luki?

    VastaaPoista
  3. Ainoa oikea tapa on UNIX-mbox-formaatti. Se on yhteensopiva ihan minkä tahansa kanssa, ja tarvittaessa voi vaikka itse koodata lukijan koska periaatteessa kyse on vain pitkästä tekstifileestä. Esimerkiksi Thunderbirdistä saa mailit tuollaisena ulos varsin helposti.

    http://mozbackup.jasnapaka.com/

    Käyttöformaattina tuo ei toki ole mitenkään järkevä, mutta arkistointiin kyllä.

    VastaaPoista
  4. Kyllä niitä vanhoja posteja voi ihan yllättäen tarvita.
    Verottaja vaati dokumenttien säilyttämistä ja taitaa oikeudessa olla useamman vuoden raja.
    Tuommoisessa tilanteessa voi sähköposti tai sen liite olla kullan arvoinen.
    Esimerkiksi eläkettä varten saatta joutua todistamaan että on ollut joskus kauan sitten töissä ja mikä on ollut palkka.

    Jossakin kyllä menee raja jonka jälkeen ei välttämättä kannata säilyttää posteja.
    Mitä mieltä olette missä.
    Olisiko 10-vuotta?

    Toisaalta kovalevytilan hinta laskee koko ajan, joten säilyttäminen ei ole edes kustannuskysymys.

    Olen itse laittanut Thunderbirdin arkistoimaan viestit omalle verkkolevylle.

    VastaaPoista
  5. Outlookissahan tuo mailien exporttaus tai arkistojen helppo tallennus on tehty jopa suhteellisen ihmisläheiseksi, mutta etsipä samat jipot Lotus Notesista :)

    Omat mailit saa arkistoitua levylle pienen pähkimisen jälkeen ja arkistoinnin aloittavia määreitä "voi" säätää tarkemmin kun esim. Outolookissa. Mutta se omassa työympäristössä vielä outlook-aikaan eniten käytetty ominaisuus on kadonnut kokonaan, eli viestiketjun/aihealueen kansion exporttaus esim. jonkin projektikansion oheen. Jossakin määrin tuo toimii, mutta kolahtaa käyttökelvottomaksi siinä vaiheessa kun exportatut tiedostot haluavat tietää ketkä niitä saa katsella(pääsääntösesti meillä on niin, että ne ketkä pääsee projektikansioon, niin niillä on myös oikeus lukea kaikki mitä niissä kansioissa on)...

    Lopputulos on se, että kansioon ulostetaan yksittäisiä mailiketjuja PDF:änä ja suuri osa esim. asiakkaan/alihankkijan kanssa käydyistä keskusteluista jää unhon yöhön koska kukaan ei jaksa tehdä kaikista viesteistä pdf:ää. Sitten kun henkilöt vaihtuu, niin sovittujen ja puhuttujen asioiden tarkistus jää kuulopuheiden tasolle. Outlook taas mahdollisti käyttäjän omatekemän kansion exporttaamisen muiden nähtäväksi arkistotiedostoksi, kansiossa useita mailiketjuja joita käyttäjä on halunnut tallentaa projektin oheen "historiatiedoksi".


    Suosittelen kokeilemaan tuota notesia taas uudelleen jos et ole sitä viimevuosina käyttänyt, siinä on monta hyvää jippoa mitä ainakaan outlook 2007 ei sisältänyt, mutta tuut palaamaan maanpinnalle siinä mikä on vaikeasti piilotettu asetus :D Se asetusvalikkohässäkkä ei oo kovin ihmisläheinen, omassa työympäristössä jossa ihmisten koulutukset vaihtelee teknikosta väikkärin tekijään, kaikki on tuon kanssa ihan yhtä ihmeissään :)


    VastaaPoista
  6. Minä olen huomannut, että paperiset tulosteet ovat luettavissa jopa yli 100 vuotta vanhoistakin kirjoituksista. Tulipalo toki voi tärvellä nekin tai ydinpommi. Jälkimmäisessä tapauksessa siitä tuskin aiheutuu sanottavaa henkilökohtaista haittaa oman elämän loppuessa samassa hetkessä. - Käsitinköhän minä asian jotenkin väärin?

    VastaaPoista
  7. Kyllä sähköpostia voi tarvita useiden vuosien jälkeen, ei välttämättä verottajaa tai käräjäoikeuden tuomaria varten mutta esim omaksi muistoksi ("kenet tapasinkaan vuoden 1998 kesällä Itävallassa, se kaveri jolle laitoin ne kuvat")ja niiden säilyttäminen olisi nykyisillä levytilan hinnoilla halpaa - mutta se ei ole todellakaan helppoa.

    Itsellä oli juuri tilanne jossa potkin hereille vanhan koneen ja siellä olleet ikivanhat pop3 viestit koetin siirtää. Pähkäilyn ja parin illan testailun jälkeen totesin että helpoin tapa oli lähettää mailit yksi kerrallaan Gmailiin. Määrä oli kohtuu pieni joten se ei haitannut mutta ongelman laajuus tuli selväksi.
    Sähköposti on todella huono juttu jos joudutaan vanhan version tai toisen ohjelmiston tiedostoja hakemaan.

    Erityisesti jos sinulla on firman sähköpostiohjelmalla privaattipostia niin sen saaminen omalle kotikoneelle on tuskan takana. Ei välttämättä onnistu teknisesti salasanojen yms takia, erityisesti jos ohjelmistot ovat eri kotona ja töissä.

    Olen ottanut tavaksi lähettää cc:nä tai bcc:nä mailit omaan Gmailiin niin ovat sitten saatavilla jos ohjelmisto vaihtuu tai työnantaja vaihtuu.

    Tavalliset dokumentit voi ainakin auttavasti yleensä lukea jollain viewerilla mutta .pst/nsf/yms sähköpostikannat eivät tunnu aukeavan millään.

    Samaan ongelmaan tosin törmäsi myös kun löysin vanhoja korppulevykkeitä nurkista. Mielenkiinnosta kokeilin niiden lukemista. Vanha kone ei niitä lukenut (herjasi lukuvirheestä), uudemmissa ei ole asemaa ole ollut vuosiin joten en päässyt muistelemaan menneitä :-(

    VastaaPoista
  8. Itse tallensin Outlook Express -sähköposti kansiot Adobe Acrobat pro -ohjelmalla pdf-portfolioiksi. Liitteetkin tulivat mukaan. Ohjelma muodosti hakemiston. Vanhojen postien löytäminen ei silti ollut aivan yksinkertaista. Samantapainen menettely on esitelty täällä http://help.adobe.com/fi_FI/acrobat/standard/using/WS9C160D36-D4E6-4ac5-B27E-48E2FF6CDE52.w.html
    En kyllä tiedä, täyttääkö menettely sähköisen säilyttämisen standardin. Pdf/a-1b ja Pdf/a-1a näyttäisivät olevan suositeltuja. http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/usein-kysytyt-kysymykset/asiakirjahallinto/saehkoeinen-saeilyttaeminen/ Tosiasiahan on, että tärkeät päätökset valmistellaan pitkälti sähköpostiviestinnän kautta. Sähköpostien pysyvä arkistointi olisi siksi välttämätöntä.

    VastaaPoista