Powerpoint ja tiedoston koko kuvineen

Käytän paljon Powerpointia ja kun esityksiä on monta, niiden koolla alkaa olla merkitystä vaikka tallennustila halpaa onkin. Kuvat voivat olla levyltä luettuja jpeg-valokuvia tai näytöltä otettuja ruutukaappauksia.

Kuvien lisäystavalla on suuri vaikutus syntyvän Powerpoint-tiedoston kokoon. Kokeilin asiaa luomalla neljän sivun esityksen (kansi + kolme diaa) ja laittamalla jokaiselle sivulle yhden eri kokoisista selainikkunoista otetun ruutukuvan.

Pelkkä tiedosto ennen kuvien lisäämistä oli vain 37 kilotavua. PrintScreenillä leikepöydän kautta lisätyt ruutukuvat tuottivat 864 kilon tiedoston.

Moni käyttää kuvat ensin Photoshopin kautta esimerkiksi rajatakseen niitä. Itse käytän myös ikivanhaa 32-bittistä Paint Shop Pro -ohjelmaa, koska se on erittäin nopea ja yksinkertainen. Ja tässä on se juju: pelkällä Kopioi/Liitä -komennolla kumpikin ohjelma tekee ns. OLE-upotuksen, jolloin kuvien mukana menee myös tieto ohjelmasta, jolla ne on luotu. Tämä tapa nosti tiedostokoon yli kolminkertaiseksi.

Etuna on, että mikäli kuvaa halutaan muokata, kaksoisnapsauttaminen avaa sen alkuperäiseen ohjelmaan ja muokkausten jälkeen kuva palaa takaisin esitykseen alkuperäiselle paikalleen. Mutta jos muokkausta ei tarvita, tiedostokoon kolminkertaistuminen on turhaa. Yksinkertaisen rajauksen ja muita perusoperaatioita voi tehdä suoraan Powerpointin omilla käsittelykomennoilla.

Vähemmällä pääsee, kun Liitä-komennon (Paste) yhteydessä valitsee Liitä määräten ja sieltä vaihtoehton Kuva. Nyt kuva siirtyy leikepöydän kautta ilman upotusta, jolloin tiedostokoko on enää noin kaksinkertainen ruutukaappauksiin verrattuna.

Pienin tiedosto syntyy tallentamalla kuvat ensin tiedostoiksi ja lukemalla ne sen jälkeen esitykseen (Lisää | Kuvat). Kannattaa käyttää jpeg-kuvia, koska ne ovat yleensä PNG-tiedostoja pienempiä. Häviöllisen pakkauksen vaikutusta ei huomaa valkokankaalta katsottaessa. Jos kuvassa on paljon valokuvia (kuten testikuvina käytetyissä web-sivujen ruutukaappauksissa), jpeg vie selvästi vähemmän tilaa.

Kuvat voi myös vetää esitykseen drag and drop -tekniikalla suoraan tiedostohallinnasta. Lisäämistapa ei vaikuta tiedostokokoon.

Saman Powerpoint-tiedoston koko eri tavalla lisätyillä kuvilla.

Mitä tästä kaikesta voi päätellä? Helpoin tapa ottaa ruutukuva (PrintScreen) ja siirtää se leikepöydän kautta esitykseen tuhlaa tilaa, koska ilmeisesti kuva tallentuu esitykseen PNG:n tapaan häviöttömästi pakattuna eikä Powerpointin zip-pakattu tiedostomuoto pysty enää tiivistämään sitä lisää.

Kuvan siirto ulkopuolisen käsittelyohjelman kautta on selvästi huonoin vaihtoehto, joskin ainoa tapa silloin, kun halutaan jättää mahdollisuus kuvan helppoon muokkaamiseen vielä lisäämisen jälkeenkin.

Parasta on tallentaa ruutukuvat ensin jpeg-tiedostoiksi ja lukea ne levyltä takaisin esitykseen. Näin tiedoston koko jopa puolittuu PrintScreen-menetelmään verrattuna (enemmänkin, jos jpeg-pakkaus säädetään riittävän kireäksi).

Voi ajatella, että kyse on marginaalisesta hyödystä, mutta jos käyttökouluttajan esityksessä on vaikkapa sata ruutukuvaa, vaikutus tiedostokokoon on melkoinen -- samoin, jos esityksiä on levyllä kymmeniä tai satoja.

Lisäksi täytyy muistaa, että kuvan alkuperäiset mitat ratkaisevat. Vaikka kuvaa pienentäisi Powerpointissa, se ei vähennä tilankulutusta.

Sitten on vielä tietoturvanäkökulma. Tahaton OLE-upotus on aiheuttanut monia tietovuotoja, kun tekijä ei ole ymmärtänyt, että jaettua tai julkaistua tiedostoa voi muokata jälkeenpäin ja päästä käsiksi kaikkeen alkuperäiseen dataan.

Tämä vertailu koskee vain PPTX-tyyppisiä tiedostoja, jotka sovellus pakkaa zip-muotoon tallennuksen yhteydessä. Vanhalla PPT-tyypillä erot voivat olla suurempia, koska tiedostoformaatti itsessään ei ole pakattu.