Apua - Powerpoint ei vaihda dioja!

Olen käyttänyt Powerpointia lähes 30 vuotta, alkaen aina 3.0-versiosta lähtien. Koskaan ennen ei ole tullut vastaan sellaista tilannetta kuin tänään. Käynnistän Powerpointin, avaan esityksen, aloitusdia näkyy ja yleisö odottaa jatkoa -- mutta mitään ei tapahdu.

Hiki nousee pintaan kun ymmärrän, etteivät diat vaihdu sen paremmin nuolinäppäimillä kuin hiiren painikkeillakaan. Sama aloitusdia on jäätynyt näytölle. Kaikki muu toimii normaalisti. Apua!

Myöhemmin Googlasin ongelmaa kaikessa rauhassa. Löysin vastaavia kuvauksia jo vuodelta 2013. Ehkä kyseessä on bugi tai jokin piilotettu näppäinkomento, jonka olen antanut vahingossa. Ehkä se johtui Macistä, joka toimi esityskoneena, mutta myöhemmin sama esitys ei edennyt myöskään Windows-koneessa.

Jostain käsittämättömästä syystä esitykseen oli ilmestynyt asetus, joka sai esityksen toimimaan vain itsenäisesti. 

Ikkunassa Diaesitys > Määritä diaesitys > Esitystapa luki Itsenäinen esitys (koko näyttö) ja Seuraava dia -kohta näkyi harmaana. 

Diat eivät vaihdu, jos käytössä on itsenäinen esitys.

Vaihdoin täpän kohtaan Puhujan pitämä esitys (koko näyttö) ja Seuraava dia -valinta alkoi taas toimia, samoin nuoli- ja hiirinäppäimet.

Olin pyörittänyt aiemmin samalla Macillä Powerpoint-esitystä diashow-muodossa, jolloin diat vaihtuvat itsekseen. Ehkä asetus oli bugin vuoksi jäänyt muistiin tai jotain. 

Tämä kannattaa muistaa, jos ongelma osuu omalle kohdalle. Mikään ei ole ikävämpää kuin seistä sormi suussa yleisön edessä ja kertoa "se ei ole koskaan ennen tehnyt tällaista...". 

Mac Kuvat-sovellus ja diojen lajitteluongelma

Tyytyväiset Apple-käyttäjät kehuvat laitteitaan sanoen, että niiden kanssa työt sujuvat eikä aikaa tuhraannu ongelmiin, kuten Windowsissa. Kyse on varmaan tottumisesta tai siitä, että puhtaassa Apple-maailmassa kaikki toimii hyvin yhteen, mutta itse sekakäyttäjänä törmään jatkuvasti ongelmiin, joita Windows-puolella ei ole. Tässä yksi esimerkki.

Halusin tallentaa Powerpoint-esityksen diat jpeg-tiedostoina voidakseni esittää ne ilman Powerpointin apua. Macin Kuvat-ohjelma sotki kuitenkin diojen järjestyksen, eikä niitä saanut mitenkään siirrettyä takaisin oikeaan järjestykseen. Pari tuntia työaikaa tuhlaantui asiaan, jota ei Windowsissa olisi tarvinnut edes noteerata. Tietenkin jpeg-tiedostot saa esitettyä nimen mukaan.

Tässä havainnollinen esitys ilmiöstä. Käytän Powerpoint-esitystä, jonka dioissa on vain iso numero jokaisella sivulla. 

Alkuperäinen Powerpoint-esitys

Jpeg-tallennuksen jälkeen kansiossa on joukko kuvia nimillä Dia1.jpg, Dia2.jpg... Dia21.jpg. 

Jpeg-tiedostot Windowsin Dropbox-kansiossa.

Vaihdetaan sitten Macbook Airiin. Sielläkin tiedostonäkymä näyttää jpeg-tiedostot oikeassa järjestyksessä, kun lajitteluperusteena on Nimi. 

Finder-näkymä.

Jpeg-kuvat voisi näyttää suoraan tästä näkymästä, mutta Finder ei osaa vaihtaa seuraavalle riville kun tiedostoja kelataan nuoli eteen -painikkeella. Windowsissa tämä on hyvin kätevää. 

Lisätään kuvat sitten Kuvat-sovellukseen (iPhoto) ja luodaan niille selkeyden vuoksi oma Albumi (Sorttitesti). Nyt kuvat menevät outoon järjestykseen:

Kuvat-ohjelman nimijärjestys.

Ja kyllä, on valittu Näytä > Järjestä > Pidä järjestettynä nimen mukaan. 

Lajittelujärjestys on nimen mukaan.

Kummallista kyllä, aikajärjestykseen lajittelu antaa saman (tai käänteisen) virheellisen tuloksen.

Lajittelu ajan mukaan uusimmasta vanhimpaan.

Lopulta oivalsin, ettei näytössä näkyvä tiedostonimi olekaan kuvan nimi. Kun jokaiseen kuvaan kävi erikseen kirjoittamassa nimitiedon (samainen Dia2.jpg jne), järjestys muutti oikeaksi. Mutta mistä kummasta Kuvat-sovellus sitten arpoo nimen ja lajittelujärjestyksen, jos tiedostonimi ja tiedoston kellonaika/päiväys eivät merkitse mitään?

Tehdään sama koe Macin Powerpointilla ja tallennetaan jpeg-kuvat uuteen tiedostokansioon. Tässä Mac näyttää etunsa: tiedoston viennissä on mahdollisuus säätää jpeg-kuvien kokoa. Windows-versiossa tätä ominaisuutta ei ole, joten pitää joko hyväksyä oletusarvo tai vaikuttaa kokoon Powerpointin puolella diakokoa kasvattamalla.

Mac Powerpoint antaa säätää jpeg-dian kokoa.

Jotta edellisen testin Dia-nimiset kuvat eivät sotkisi lajittelua, poistin ensin albumin, kuvat sovelluksesta ja lopuksi vielä kuvatiedostot levyltä. Macin Powerpointin jpeg-tiedostot ovat eri nimisessä kansiossa. 

Ja kas kummaa, nyt kuvat ovat melkein oikeassa järjestyksessä - vain kakkonen on jostain syystä jonon hännillä. 

Kuvat melkein oikeassa järjestyksessä.

Vaihto aikajärjestykseen näyttää kuvat ihan oikein.

Aikajärjestys näyttää kuvat oikein.

Tässäkin tapauksessa kuvien nimikenttä on tyhjä, joten arvoitukseksi jää, minkä kentän perusteella Mac kuvat järjestää.

Ilmiö saattaa liittyä Dropboxiin, mutta se osoittaa joka tapauksessa sekakäytön vaarat.

Powerpoint ja tiedoston koko kuvineen, osa 2

Lukijakommentin perusteella jatkoin Powerpoint-tiedostokokeita. Miten tiedoston koon käy, jos kuvien liittämisen jälkeen merkitään jokin kuva ja valitaan Muotoile > Pakkaa kuvat:

Powerpointin oma kuvien tiivistystoiminto.

Tällä toiminnolla kuvan tarkkuutta voidaan laskea haluttuun ppi/dpi-määrään ja vaikutus ulottaa joko aktiiviseen tai (rasti poistamalla) kaikkiin kuviin. Lisäksi Powerpointin sisällä rajatut alueet kuvasta voidaan poistaa pysyvästi, jolloin rajausta ei voi enää muuttaa.

Kuvien pakkausasetukset.

Pikaisten kokeilujen perusteella näyttäisi siltä, että Powerpointin oma pakkaustoiminto säilyttää häviöttömän pakkauksen, mutta ottaa huomioon koon, johon kuva on dialla skaalattu. Toisin sanoen kerran pienennettyä kuvaa ei voi enää laadun kärsimättä suurentaa takaisin alkuperäiseen kokoonsa.

Käyttämäni kolme ruutukuvaa olivat aavistuksen eri kokoisista ikkunoista kuin alkuperäisessä testissä, mutta tulokset ovat silti vertailukelpoisia. Suora Printscreen ja copy/paste tuotti 1008 kilotavun tiedoston eikä uudelleenpakkaus (96 dpi, joka ilmeisesti oli myös oletustarkkuus) vaikuttanut kokoon mitään. Ilmeisesti copy/paste tuotti kuvalle koon (leveys x korkeus), joka oli sama kuin ruututarkkuus.

Pienentämällä kuvien mittoja ensin Powerpointissa ja tallentamalla ne uudelleen, tiedoston koko putosi 658 kiloon. Vertailun vuoksi: ruutukuvien tallennus ensin jpeg-muotoon ja lukeminen import-toiminnolla dioille tuotti 457 kilotavun tiedoston. Importilla luettujen jpeg-kuvien pienentäminen ja Powerpointin oma pakkaus kutisti esityksen tiedostokoon jopa alle 100 kilotavuun, mutta silloin kuvat olivat jo todella pieniä.

Mitä tästä voi päätellä? Kaikesta päätellen Powerpointin pakkaustoiminto säilyttää häviöttömän pakkauksen, jolloin tiedostokoko riippuu kuvien skaalauksesta dialla. Mikäli kuvia on skaalattu pienemmäksi, uudelleenpakkaus voi tuottaa merkittävän tilasäästön, joka pätee sekä leikepöydän kautta lisättyihin että levyltä tuotuihin (import) jpeg-kuviin.

Parasta on, että Powerpointin omaa pakkaustoimintoa voi käyttää vanhoihin esityksiin ilman, että käyttäjän itse pitää tehdä niihin muutoksia. Kokeilin vaikutusta viimeksi pitämääni tietoturvakoulutukseen, jonka Powerpoint-tiedoston koko oli 32,7 megatavua. Uudelleenpakkauksen jälkeen koko puolittui 18,6 megatavuun. Melkoinen säästö, jonka hintana on, että esityksen kuvien uudelleenkäyttö saattaa hankaloitua. Arkistoiduissa tai yleisölle jaettavissa esityksissä se ei haittaa mitään.

Osallistujille jaettuun pdf-versioon asetuksella oli alle 10 % pienentävä vaikutus. Pdf-tiedostossa kuvat on jo valmiiksi optimoitu oikeaan kokoon ja pakattu häviöllisesti.

Älä linkitä näyttökuvaa automaattisesti - täh?

Asetuksia penkoessa tuli vastaan Powerpointin linkitysasetus, jota en ole ennen huomannutkaan. Versiosta 2013 lähtien on mahdollista valita "Älä linkitä näyttökuvaa automaattisesti", jota ohjeteksti kuvaa hämärästi näin: "Kun käytät Lisää > Kuva ja sieppaus kuvan Internet Explorer-selaimella PowerPoint tehdä kuvan hyperlinkin, joka osoittaa tehdyt muistiinpanot näyttökuva web-sivulle."

Selityksestä päätellen asetus ei vaikuta tämän bloggauksen aiheena oleviin asioihin mitenkään. Hämäryyden lisäämiseksi ohjeteksti käyttää asetuksesta eri nimeä kuin mitä ikkunassa käytetään.

Älä pakkaa tiedoston kuvia.

Sen sijaan alempana oleva muokkaustietojen hylkäys ja Älä pakkaa tiedoston kuvia ovat relevantteja. Ensimmäinen poistaa metatiedot, joita tallentuu kun kuvaa muokataan Powerpointin sisällä. Jälkimmäinen valitsee Powerpointin pakkauksessaan käyttämän kuvan oletustarkkuun dpi:nä tai jättää kuvat haluttaessa kokonaan pakkaamatta, jolloin tiedostokoko moninkertaistuu.

Powerpoint ja tiedoston koko kuvineen

Käytän paljon Powerpointia ja kun esityksiä on monta, niiden koolla alkaa olla merkitystä vaikka tallennustila halpaa onkin. Kuvat voivat olla levyltä luettuja jpeg-valokuvia tai näytöltä otettuja ruutukaappauksia.

Kuvien lisäystavalla on suuri vaikutus syntyvän Powerpoint-tiedoston kokoon. Kokeilin asiaa luomalla neljän sivun esityksen (kansi + kolme diaa) ja laittamalla jokaiselle sivulle yhden eri kokoisista selainikkunoista otetun ruutukuvan.

Pelkkä tiedosto ennen kuvien lisäämistä oli vain 37 kilotavua. PrintScreenillä leikepöydän kautta lisätyt ruutukuvat tuottivat 864 kilon tiedoston.

Moni käyttää kuvat ensin Photoshopin kautta esimerkiksi rajatakseen niitä. Itse käytän myös ikivanhaa 32-bittistä Paint Shop Pro -ohjelmaa, koska se on erittäin nopea ja yksinkertainen. Ja tässä on se juju: pelkällä Kopioi/Liitä -komennolla kumpikin ohjelma tekee ns. OLE-upotuksen, jolloin kuvien mukana menee myös tieto ohjelmasta, jolla ne on luotu. Tämä tapa nosti tiedostokoon yli kolminkertaiseksi.

Etuna on, että mikäli kuvaa halutaan muokata, kaksoisnapsauttaminen avaa sen alkuperäiseen ohjelmaan ja muokkausten jälkeen kuva palaa takaisin esitykseen alkuperäiselle paikalleen. Mutta jos muokkausta ei tarvita, tiedostokoon kolminkertaistuminen on turhaa. Yksinkertaisen rajauksen ja muita perusoperaatioita voi tehdä suoraan Powerpointin omilla käsittelykomennoilla.

Vähemmällä pääsee, kun Liitä-komennon (Paste) yhteydessä valitsee Liitä määräten ja sieltä vaihtoehton Kuva. Nyt kuva siirtyy leikepöydän kautta ilman upotusta, jolloin tiedostokoko on enää noin kaksinkertainen ruutukaappauksiin verrattuna.

Pienin tiedosto syntyy tallentamalla kuvat ensin tiedostoiksi ja lukemalla ne sen jälkeen esitykseen (Lisää | Kuvat). Kannattaa käyttää jpeg-kuvia, koska ne ovat yleensä PNG-tiedostoja pienempiä. Häviöllisen pakkauksen vaikutusta ei huomaa valkokankaalta katsottaessa. Jos kuvassa on paljon valokuvia (kuten testikuvina käytetyissä web-sivujen ruutukaappauksissa), jpeg vie selvästi vähemmän tilaa.

Kuvat voi myös vetää esitykseen drag and drop -tekniikalla suoraan tiedostohallinnasta. Lisäämistapa ei vaikuta tiedostokokoon.

Saman Powerpoint-tiedoston koko eri tavalla lisätyillä kuvilla.

Mitä tästä kaikesta voi päätellä? Helpoin tapa ottaa ruutukuva (PrintScreen) ja siirtää se leikepöydän kautta esitykseen tuhlaa tilaa, koska ilmeisesti kuva tallentuu esitykseen PNG:n tapaan häviöttömästi pakattuna eikä Powerpointin zip-pakattu tiedostomuoto pysty enää tiivistämään sitä lisää.

Kuvan siirto ulkopuolisen käsittelyohjelman kautta on selvästi huonoin vaihtoehto, joskin ainoa tapa silloin, kun halutaan jättää mahdollisuus kuvan helppoon muokkaamiseen vielä lisäämisen jälkeenkin.

Parasta on tallentaa ruutukuvat ensin jpeg-tiedostoiksi ja lukea ne levyltä takaisin esitykseen. Näin tiedoston koko jopa puolittuu PrintScreen-menetelmään verrattuna (enemmänkin, jos jpeg-pakkaus säädetään riittävän kireäksi).

Voi ajatella, että kyse on marginaalisesta hyödystä, mutta jos käyttökouluttajan esityksessä on vaikkapa sata ruutukuvaa, vaikutus tiedostokokoon on melkoinen -- samoin, jos esityksiä on levyllä kymmeniä tai satoja.

Lisäksi täytyy muistaa, että kuvan alkuperäiset mitat ratkaisevat. Vaikka kuvaa pienentäisi Powerpointissa, se ei vähennä tilankulutusta.

Sitten on vielä tietoturvanäkökulma. Tahaton OLE-upotus on aiheuttanut monia tietovuotoja, kun tekijä ei ole ymmärtänyt, että jaettua tai julkaistua tiedostoa voi muokata jälkeenpäin ja päästä käsiksi kaikkeen alkuperäiseen dataan.

Tämä vertailu koskee vain PPTX-tyyppisiä tiedostoja, jotka sovellus pakkaa zip-muotoon tallennuksen yhteydessä. Vanhalla PPT-tyypillä erot voivat olla suurempia, koska tiedostoformaatti itsessään ei ole pakattu. 

Mac ja Office-päivitykset

Olen käyttänyt Microsoft Office 2011 -pakettia Mac-koneessa lähes parin vuoden ajan ja asentanut tuona aikan kuuliaisesti kaikki päivitykset, joita on totisesti riittänyt.

Päivitys 14.4.4, syyskuu 2014

Päivitys 14.5.4, syyskuu 2015

Päivitys 14.5.5, syyskuu 2015

Erikoista sinänsä, että jokainen päivitys on kooltaan 113 megatavua. Tunnollisesta päivittämisestä huolimatta en ole huomannut mitään muutoksia tai parannuksia ohjelmien toiminnassa. Mihin ihmeeseen näin suuria päivityksiä on tarvittu? Pitäisi varmaan käydä läpi päivitysikkunan Knowledge base -artikkelien linkit, jotta saisi valaistusta asiaan -- mutta kovin merkittäviä parannukset eivät voi olla.

Muutama viikko sitten siirtyin Macissä Office 2016-versioon. Sovellusten ulkonäkö muuttui hieman, mutta mitään oleellista uutta ei tullut. Word, Excel ja PowerPoint ovat jo niin valmiita kuin toimistosovellukset vain voivat olla.

Mac-käyttäjiä tosin syrjitään, sillä samasta versionumerosta huolimatta sovellukset sisältävät vähemmän ominaisuuksia kuin vastaavat Windows-versiot. Eniten kaipaan PowerPointiin mahdollisuutta tallentaa esitys PDF-versioksi.

Windowsissa PDF-tallennuksessa on lukuisia asetuksia:

PDF-tallennus Windowsissa.

Mac-versiossa ei ole PDF-tallennusta lainkaan, sen tilalla on vain vienti-toiminto, jossa ei PDF:n kohdalla ole mitään valintoja. Suurin puute on, ettei esitystä voi tulostaa lainkaan Handouts-muodossa (2, 3 tai 6 pientä diaa sivulle). Tämä ei ole muuttunut mihinkään sitten Office 2010 (Windows) ja Office 2011 (Mac) versioiden, valintaikkunat ovat aivan samanlaiset.

PDF-tallennus Macissä.

Windows-versioissa on uusia hauskoja kaaviotyyppejä, jotka antavat elävyyttä raportteihin ja PowerPoint-esityksiin -- kuten tämä Sunburst:

Eläinten määrät sunburst-kaaviona.

Mac-versiossa uusia kaaviotyyppejä ei ole lainkaan, joten tiedostojen avaaminen tuottaa vain ikävän virheen ja varoituksen siitä, että jos työtiedosto tallennetaan, kaavio häviää lopullisesti. Ei hyvä.

Sunburst-kaavio Mac-versiossa: sitä ei ole.

Jotain on kuitenkin muuttunut, sillä nyt Office-päivitykset ovat ällistyttävän suuria:

Huh, mitä kokoja! Nämäkö pelkkiä päivityksiä?

Uutta on sekin, että nyt sovellukset näyttävät päivitysten jälkeen, mitä uutta niissä on. Word, Excel ja PowerPoint esittävät kaikki samanlaisen listan (vain ohjelman nimi vaihtuu):

Ja näihinkö uudistuksiin tarvittiin kolme gigatavua koodia?

Lisäys 23.11.2015 Valitettavasti jokainen Office 2016 -päivitys näyttää olevan yli kolmen gigatavun kokoinen. On pakko ihmetellä, miksei Microsoft ole käyttänyt inkrementaalista päivitystä, vaan lataa sovellukset aina kokonaisina uudelleen.

Päivitys 15.16 on yhtä iso kuin 15.15. 

Pehmeä tavuviiva ja Microsoft Powerpoint

Powerpoint lienee Office-paketin vihatuin sovellus. Totta onkin, että vaikka ohjelmaa on kehitetty yli 20 vuotta, siinä on yhä monia ärsyttäviä puutteita ja ominaisuuksia.

Suomalaisten kannalta ikävä piirre on, ettei Powerpoint tunne pehmeää tavuviivaa. Tuloksena on kalvoja, joiden pahasti liehuvat reunukset kiusaavat katsojia tähän tyyliin:

Superhyperextrahieno pitäisi tavuuttaa.

Sanoja voi toki jakaa kovilla tavuviivoilla:

Kova tavuviiva auttaa ainakin hetkeksi.

Kova tavuviiva on kuitenkin aina hätäratkaisu. Kun tekstiä myöhemmin muokataan, fonttia kasvatetaan tai tekstikehyksen kokoa muutetaan, käy näin:

Kova tavuviiva keskellä riviä näyttää rumalta.

Wordissä pehmeä tavuviiva saadaan näppäinyhdistelmällä Ctrl+- (Ctrl ja miinus). Silloin tavuviiva näkyy vain, jos se osuu rivin loppun. Jostain syystä toiminto kuitenkin puuttuu Powerpointista (ainakin versioon 2010 asti).

Netistä löytyy asiaan VBA-ratkaisu (makro), mutta saman tuloksen saa helpomminkin: huomasin, että Wordistä kopioitu pehmeä tavuviiva toimii Powerpointissa aivan oikein. Viiva pitää vain käydä hakemassa Wordin puolelta!

Tehdään siis Wordissä pitkä sana, jaetaan se kahtia painamalla Ctrl+- ja kopioidaan näin saatu merkki leikepöydän kautta Powerpointiin. Tavallinen Edit/Paste (Ctrl+V) riittää. Merkissä ei ole muotoiluja, joten se ei sotke Powerpointissa kappaleen fonttia.

Ja kas, tämän jälkeen pehmeää tavuviivaa voi käydä kylvämässä painamalla Ctrl+V kaikkien pitkien sanojen keskelle, ikään kuin varmuuden vuoksi. Tarpeettomat viivat eivät näy, joten niistä ei ole mitään haittaa.

Pehmeä tavuviiva toiminnassa osa 1.

Pehmeä tavuviiva toiminnassa osa 2.

Kun tulee aika tavuttaa uusia sanoja, Wordiä ei enää tarvita -- pehmeän tavuviivan voi kopioida jostain aiemmasta kalvosta.

Huom: kokeilujen perusteella näyttää siltä, ettei tämä toimi Powerpoint 2007:ssa -- siellä pehmeätkin tavuviivat näkyvät kovina.